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BPM System – Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die fortschrittlichsten Unternehmen der Welt

Seit den 70er Jahren des 20. Jahrhunderts und dem Erfolg der sogenannten Unternehmen aus dem Silicon Valley, kann man problemlos behaupten, dass die Technologie für den Erfolg und den Gewinn der Unternehmen verantwortlich ist, auf der sich alle Tätigkeiten stützen. Innovation, Fortschrittlichkeit und Schnelligkeit sind nur einige der Mottos von jungen Start-ups. Das temporäre Organisationen, die ein entsprechendes Geschäftsmodell suchen und gerne in Technologien investieren. Der Zeitpunkt, ab dem ein Start-up nicht mehr als solches wahrgenommen wird, kann die Übernahme durch ein anderes Unternehmen sein, eine Fusion oder das Verzeichnen von Gewinnen. Heute beginnen viele Investoren von einer ähnlichen Geschäftstätigkeit, insbesondere aufgrund von niedrigen Startkosten. Das Funktionieren solcher Unternehmen stützt sich häufig auf originelle Lösungen. Das Modell des virtuellen Unternehmens dominiert und es kennzeichnet sich durch nachfolgende Eigenschaften:

  • Fehlender großer Firmensitz,
  • Haupttätigkeiten stützen sich auf Kontakte und Beziehungen im Unternehmensumfeld,
  • Zusammenarbeit mit Partnerunternehmen, denen Aufgaben in Auftrag gegeben werden,
  • Verringerung der monatlichen Fixkosten,
  • Nutzung der neuesten Technologien,
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen,
  • Verwendung von Systemen bzw. Prozessen bei der Arbeit, wie etwa CRM, Team Leasing, Sharepoint, BPM-System.

Die amerikanische zweiwöchig erscheinende Zeitschrift „Forbes” bereitet jedes Jahr ein Ranking der innovativsten Unternehmen weltweit vor. Während der Erstellung der Liste berücksichtigen die Journalisten:

  • Materialien, die sie selbst zu den Unternehmen gesammelt haben,
  • Verkaufsergebnisse,
  • Ausschließlich Unternehmen, die ihre Verkaufsdaten aus den letzten 7 Jahren veröffentlichen.

Den ersten Platz nimmt ein Unternehmen ein, dass den höchsten Innovationsindex besitzt, der sich aus dem Unterschied zwischen dem Börsenwert und den laufenden Netto-Einnahmen des Geschäfts zusammensetzt. Im Ranking werden Banken und Unternehmen aus der Energiebranche nicht berücksichtigt.

Zur Spitze der innovativsten Unternehmen 2016 gehörten:

  1. TESLA – ein Unternehmen das sich mit der Produktion von Elektroautos beschäftigt. Die Gründer, Elon Musk und Martin Eberhard, wollen die Tesla-Autos derart beliebt machen, damit diese auch für das Budget von weniger Reichen erschwinglich wird,
  2. Salesforce.com – ein Unternehmen, dessen Tätigkeit auf dem Verkauf von Cloud gestützten Technologien beruht. Zudem ist das Unternehmen der Spitzenreiter in Sachen Beziehungen zwischen Kunden-Unternehmen (CRM) sowie dem Prozessmanagement, BPM.
  3. Regeneron Pharmaceuticals – das ist ein Pionier im Bereich der Biotechnologien. Die durch das Unternehmen produzierten Medikamente werden beim Behandeln von Augenkrankheiten und bei Dickdarmkrebs verwendet.
  4. Incyte – das ist ein Pharmaunternehmen, das seit 27 Jahren am Markt ist. Es beschäftigt sich mit der Produktion von Medikamenten für Personen, die Krebskrank sind.

In der Auflistung befanden sich auch Netflix (eine Streaming-Plattform), Monster Beverage (ein Hersteller von nicht alkoholischen Getränken und Energiedrinks), ARM Holdings (ein Hersteller von Mikroprozessoren) und Amazon (ein Online-Shop).

Business-Informatik

Nicht ohne Grund bieten technische Hochschulen Studenten immer häufiger Studienrichtungen, wie etwa Business-Informatik an. Das ist eine Antwort auf die stetig wachsende Nachfrage nach Profis in der IT-Branche. Zudem wird die Informatik immer häufiger mit Branchen wie Wirtschaftswissenschaften, Soziologie oder Marketing verbunden. Nicht nur ein gutes Management ist die Grundlage für die Funktion eines Unternehmens. Analytiker der größten Unternehmen weltweit sind sich einig, dass das Herz jedes Unternehmens sein Informationssystem ist. Es ist nicht nur für die Vervielfältigung und Verteilung von Dokumenten verantwortlich (sprich die Arbeit mit Texteditoren, wie etwa Microsoft Word), aber auch:

  • Für das Sammeln, Archivieren, Eingliedern und den Datenschutz,
  • Für die Kommunikation zwischen Mitarbeiter einzelner Abteilungen,
  • Für Server,
  • Für die Ausführung von Aufträgen,
  • Für die Kundenkommunikation.

Ein Anwendungsbeispiel für die Eigenschaften können Kurier-Unternehmen und Fast-Food-Restaurants sein.

KURIER-UNTERNEHMEN:

Gäbe es keine speziellen Systeme, die die Arbeit der Zulieferer koordinieren als auch den Absender benachrichtigen, dann wären Kurier-Unternehmen nicht so erfolgreich am Markt. Vor allem würden Sendungen aus weit entfernten Erdteilen nicht so schnell an ihr Ziel kommen. Der Weg der meisten Päckchen vom Absender bis zum Empfänger sieht wie nachfolgend aus:

AUFGABE – die Sendung wird entsprechend verpackt und beschriftet (am häufigsten mit der Empfängeradresse). Anschließend wird sie dem Kurier übergeben bzw. an einen entsprechenden Punkt gebracht. Hier erfolgt bereits der erste Kontakt mit dem Informationssystem. Die Daten der Sendung (Gewicht, Größe, Inhalt, Adresse) werden durch einen Mitarbeiter ins System eingepflegt.

TRANSPORT – nach einer entsprechenden Aufteilung (die auf dem System basiert) wird das Päckchen per Bahn, Auto oder Flugzeug zum regionalen Punkt transportiert, der dem Empfänger am nächsten ist. Häufig bieten Kurier-Unternehmen in dieser Zeit die Möglichkeit der Sendungsverfolgung.

ZUSTELLUNG – der Kurier stellt das Päckchen durch einen Mitarbeiter zu oder ermöglicht das persönliche Abholen an einem dafür vorgesehenen Punkt, was anschließend durch eine Unterschrift im System bestätigt wird.

Zudem bestehen getrennte Systeme, für Reklamationen sowie das sogenannte Mitarbeiter-Panel, in dem alle Personen im Unternehmen ihren Dienstplan überprüfen, Urlaubsanträge einreichen und den Vorgesetzten eine Nachricht senden können.

FAST-FOOD-RESTAURANTS

In diesem Fall teilt sich das System in einen für Mitarbeiter und einen für Kunden bestimmten Teil:

  • MITARBEITER – können ihren Dienstplan prüfen und anpassen, ihre Verfügbarkeit angeben, ärztliche Atteste und Urlaubsanträge übermitteln, sich bei der Personalabteilung abrechnen und Nachrichten versenden,
  • KUNDEN – nutzen das System hauptsächlich am Restaurantpunkt (einige Unternehmen bieten auch den Zugang zu Internetseiten und mobilen Apps an). An einigen Orten wird das Bestellen von Speisen über den sogenannten „Kiosk“ ermöglicht. Das ist ein Touchpanel, das die Bestellung und Bezahlung ermöglicht. Das ist eine große Zeiteinsparung, insbesondere für Studenten oder arbeitende Personen, für die sich eine schnell und effektiv zugestellte Mahlzeit zählt.

Geschäftsprozesse

Jeden Tag tätigen die Mitarbeiter eines Unternehmens eine Reihe an Tätigkeiten, die miteinander verbunden sind und die dazu führen, dass:

  1. Ein Problem gelöst wird,
  2. Ein Auftrag ausgeführt wird.

Alle Tätigkeiten werden GESCHÄFTSPROZESSE genannt, die man in drei Typen unterscheiden kann:

  • Managementprozess – das ist das Planen, Organisieren und Entscheiden über im Unternehmen anfallende Tätigkeiten,
  • Ausführungsprozess – er setzt sich aus Tätigkeiten in Abteilungen zusammen, wie etwa in der IT-Abteilung, der Logistikabteilung, der Marketingabteilung, der Beschaffungsabteilung und der Produktionsabteilung,
  • Unterstützungsprozess – das ist die Unterstützung für die Hauptprozesse, die im Unternehmen anfallen (Produktion, Verkauf), sprich Buchhaltungsabteilung, Personalabteilung, Personalbeschaffungsabteilung.

Die Tätigkeit des Unternehmens stützt sich auf zwei Arten von Hauptprozessen:

  • MIKROSTRÖME – das sind kurze Prozesse, die auf dem Informationsaustausch basieren. Diese engagieren keine größeren Mitarbeiterkapazitäten. Häufig werden diese durch Computerprogramme ausgeführt. Beispiel: die monatliche Auszahlung für die Arbeiter einer Person,
  • LANGFRISTIGE PROZESSE – das sind vorab geplante und auf einen längeren Zeitraum verteilte Prozesse. Sie setzen sich aus vielen Tätigkeiten zusammen, die durch viele Mitarbeiter durchgeführt werden. Das sind für gewöhnlich Prozesse, die nicht direkt erfolgen, einen größeren Arbeitsaufwand sowie einer entsprechenden Koordinierung bedürfen.

Was ist BPM?

Die Einführung eines BPM-Systems im Unternehmen garantiert Wirksamkeit, Innovation und Effektivität. Nach James F. Chang übernimmt das Prozessmanagement das Problem des Funktionierens des Unternehmens und die Einstellung auf die Erfüllung der Kundenanforderungen.

BPM wird als „Prozess zur Prozessoptimierung“ beschrieben. Das System ermöglicht die Nutzung von Werkzeugen und Techniken, die die Kontrolle über ganze Managementzyklen ermöglichen. Es nutzt dabei Wissenschaften wie die Informatik, Wirtschaftswissenschaften, Marketing, Soziologie und viele andere. Anwendungen, die diese Technologie nutzen, erschienen auf dem amerikanischen Markt zu Beginn der 80er Jahre des 20. Jahrhunderts. Diese Programme gewannen schnell an Beliebtheit unter europäischen und asiatischen Unternehmen.

Dank des BPM-Systems kann der Nutzer:

  • DEFINIEREN – welcher Prozess erfolgen soll, was ihn kennzeichnet und was er verändert,
  • PRÜFEN – hier wird eine Simulation des Geschäftsprozesses durchgeführt,
  • ANALYSIEREN – die Analyse des Prozesses bei verschiedenen Situationen. Schlussfolgerungen für die Zukunft gewinnen und eventuell andere Lösungen erstellen,
  • KORRIGIEREN – die Auswahl der besten Lösung und deren Einführung in die Arbeit des Unternehmens,
  • KONTROLLIEREN – die Analyse des eingeführten Geschäftsprozesses sowie anderer Prozesse, die sich innerhalb des Unternehmens abspielen sowie die Analyse von Korrelationen.

Der Arbeitsablauf in Geschäftsprozessen wird als WORKFLOW beschrieben. Das ist ein wesentlicher Begriff bei der BPM-Analyse. Durch den WORKFLOW kann der Ablauf einzelner Tätigkeiten wiedergegeben werden oder eine Anwendung konfigurieren, die für die Durchführung von Geschäftsprozessen erstellt wurde. Man kann zwei Arten von Workflow in der IT antreffen:

  1. als separater Zusatz/Modul in einer Anwendung,
  2. als zugeschriebene Anwendung.

Welche Probleme löst BPM?

Wie wir bereits in den vorhergehenden Abschnitten gezeigt haben, führt das BPM-System, sprich die Technologie für das Prozessmanagement, zu einer deutlichen Effektivitätssteigerung im Unternehmen. Zudem ist es eine Lösung für die bisherigen Probleme, wie etwa:

  • Kommunikationsschwierigkeiten auf der Ebene Mitarbeiter-Manager, Mitarbeiter-Mitarbeiter, Kunde-Unternehmen,
  • Fehlender Platz für das Sammeln von Daten,
  • Fehlende Hierarchie in den gesammelten Daten,
  • Instabiles System, das die Geschäftsprozesse ausführt,
  • Zu viele Plattformen für den Mitarbeiter und den Kunden,
  • Zerstückelung in der IT-Branche (viele Systeme, Sprachen),
  • Fehlende Integration mit anderen Systemen, die in der Arbeit genutzt werden,
  • Fehlende Überwachung der Aufgaben,
  • Fehlende Prozessanalyse,
  • Fehlende Funktionen zur Steuerung des Datenflusses,
  • Keine Verbindungen zwischen Informationen.

Systeme zum Prozessmanagement machen sich besonders gut im Finanzsektor bewährt, da sie die Aufgaben auf höchstem Niveau durchführen und dabei gemäß geltender Vorschriften sind.

BPM ist ein (kein) magisches Werkzeug

Der gesunde Menschenverstand sollte vor allem alle Investoren begleiten, die ein BPM-System in ihr Unternehmen integrieren wollen. Trotz ausgezeichneter Funktionalität sollte man sich nicht in die Irre führen lassen – ein System zum Prozessmanagement verbessert selbstständig nichts. Es lohnt sich nicht in Software zu investieren, die häufig nicht zum Charakter des Unternehmens passen und nicht auf dessen Anforderungen eingehen. Für gewöhnlich werden die Vorteile in den Angeboten von BPM-System-Herstellern wie folgt angegeben:

  • Kostenreduzierung,
  • Zeiteinsparung (das Produkt kann schneller an den Markt gebracht werden),
  • Prozessoptimierung,
  • Einklang mit rechtlichen Vorschriften.

Jedoch erreichen wir keinen der oben angeführten Punkte, falls wir selbst das Unternehmen nicht verändern wollen. Erst wenn die Manager eine Problemanalyse des Unternehmens durchführen und sich anschließend für die Investition in ein entsprechend angepasstes BPM-System entscheiden, kann es sich als wirkungsvolles Werkzeug erweisen. Falls hierzu noch eine gute Überwachung der laufenden Situation sowie eine entsprechende Dokumentation hinzukommt, erhalten wir das Erfolgsrezept für unser Unternehmen.

Begriffe, die man kennen sollte

Prozess-Mapping – der Kern dieses Begriffs sind zwei Tätigkeiten: das Erstellen von Diagrammen (also Prozesskarten) sowie deren genaue Dokumentation. Das Sammeln von Daten bezüglich Geschäftsprozessen ermöglicht nicht nur die laufende Analyse der Unternehmenssituation und eine Reaktion auf negative Abweichungen, aber auch die Erstellung der grafischen Darstellung von Analyseergebnissen.

Unterstützung von Geschäftsprozessen – für gewöhnlich basiert dies auf dem Erteilen von Zugriff für einen Teil bzw. alle Mitarbeiter im BPM-System. Das soll die Wirksamkeit der Tätigkeiten im Unternehmen verbessern und ist eine zusätzliche Verifikation von eventuellen Fehlern.

Implementierung von BPM – Fragen und Schritte

Bevor wir uns für die Implementierung eines BPM-Systems entscheiden, sollten wir uns einige Fragen stellen:

  • In welchen Bereichen macht sich ein BPM-System bewährt?
  • Wann lohnt es sich ein BPM-System zu implementieren?
  • Welche Vor- und Nachteile gibt es bei der Implementierung eines BPM-Systems?
  • Was sollte man bei der Auswahl einer entsprechenden Software beachten?
  • Welche schätzungsweisen Kosten bringt die Implementierung eines BPM-Systems mit sich?
  • Lohnt es sich ein BPM-System zu integrieren, wenn man bereits über ein CRM-System verfügt?
  • Wie sieht die finanzielle Situation des Unternehmens aus?
  • Welche Trends gibt es auf dem Markt?
  • Soll das System eigenständig oder unter der Zuhilfenahme von Fachleuten implementiert werden?

Schritte, die während der Implementierung einer neuen Technologie durchgeführt werden sollten:

ERSTER SCHRITT – Bestimmen der Unternehmensanforderungen. Jedem liegt es an Zeit- und Ressourceneinsparungen, deshalb müssen diese Anforderungen universell behandelt werden. Die Manager sollten eine genaue Diagnose der Unternehmenskondition durchführen und prüfen, auf welchen Ebenen die Arbeit am wenigsten effektiv ist und wo Probleme auftreten. Beispiel: Probleme mit den Urlaubsanträgen von Mitarbeitern, Schwierigkeiten beim Kontakt mit Kunden.

ZWEITER SCHRITT – Analyse des Marktes, der Konkurrenz und von Plattformen, die bereits durch die Mitarbeiter verwendet werden (Machen diese sich bewährt? Gibt es Probleme? Ist die Schnittstelle angenehm intuitiv?), Abwegen von Systemangeboten für CRM bzw. ERP, Bekanntmachen mit BPM-Systemen und deren Möglichkeiten (Erfüllen diese unsere Bedürfnisse und Anforderungen?), Gegenüberstellung von Kosten und Systemanforderungen mit dem Finanzbestand, zeitlichen Möglichkeiten für die Implementierung, eventuelle Nutzung von externen Unternehmen.

DRITTER SCHRITT – Wahl des entsprechenden Systems – universelle Eigenschaften, die es besitzen sollte:

  • Einfache Einführung von Änderungen,
  • Datenaustausch und Zusammenarbeit mit zuvor im Unternehmen verwendeten Systemen,
  • Sammeln und Katalogisieren von Informationen über die Systemfunktion und deren Einfluss auf die Verbesserung des Geschäftsprozesse.

Bereits beim Kauf eines Systems zum Prozessmanagement sollten die Mitarbeiter darauf vorbereitet werden. Es lohnt sich entsprechende Schulungen zu organisieren, damit sich das Personal mit der neuen Software vertraut machen, deren grundlegende und erweiterten Funktionen kennenlernen und ihre Bewertung abgeben kann.

VIERTER SCHRITT – IMPLEMENTIERUNG DES SYSTEMS – nach einer vorherigen Einschulung der Mitarbeiter können wir sicher sein, dass sie das neue System mit mehr Vertrauen annehmen. Hierbei ist es vorteilhaft in den ersten Arbeitstagen nicht dieselben Pflichten wie zuvor den Mitarbeiter abzuverlangen. Man sollte auch mit einem Verkaufsrückgang rechnen (deshalb sollte der Zeitpunkt der Implementierung sorgsam gewählt werden), der sich innerhalb von drei Wochen bis zu einem Monate normalisieren sollte.

FÜNFTER SCHRITT – Überwachung, Optimierung – es lohnt sich die Funktion des Systems laufend zu überwachen und eventuelle Verbesserungen in seiner Arbeitsweise einzuführen.